Transforma: l’edizione Covid.
Usa liberamente questo esercizio, ottimizzato per video-call, con i tuoi colleghi o clienti per scoprire che cosa vorrebbero cambiare.
Siamo stati privati di molte cose quest'anno. In ambito professionale, una cosa che manca sono le discussioni informali e occasioni casuali di contaminazione (oops!) tra colleghi, fornitori e clienti. Diversi lavori si possono fare da remoto, ma settimana dopo settimana di videoconferenze strettamente programmate e focalizzate sugli obiettivi lasciano le persone sempre più snervate, svuotate e mentalmente - non solo fisicamente - distanziate.
Quello che segue è un semplice esercizio per aiutare le persone a esprimere insoddisfazione e discutere di quello che io chiamo ‘dolore organizzativo’ (i fastidi dei sistemi imposti e l'attrito del cambiamento). Ho fornito istruzioni e un foglio di lavoro pre-confezionato in Powerpoint per facilitare la partecipazione da remoto. Ammetto che un'altra videoconferenza non è la soluzione ideale per ridurre l'affaticamento da videoconferenza ma, fino a quando non sarà di nuovo sicuro riunirsi dal vivo, è l'unico mezzo che attualmente abbiamo.
Una volta aperto il file, vedrai che tutto il testo è modificabile, quindi se non ti piace il nome Transforma puoi cambiarlo e se vuoi puoi personalizzare il nome della macchina con qualunque brand o descrizione appropriata. Scrivi un titolo e una semplice descrizione dell'attività. Sta a te definire il contesto e l'ambito con la descrizione, ecco alcuni esempi per ispirarti.
"Nella casella a sinistra, descrivi qualcosa che ti infastidisce nel lavorare per Omega Corp. e nella casella a destra, come la magica macchina Transforma potrebbe cambiarla."
"Nel riquadro a sinistra, descrivi l'aspetto più negativo del lavorare da remoto e nel riquadro a destra, come la magica macchina Transforma potrebbe migliorarlo."
"Nella casella a sinistra, descrivi un problema di collaborazione che hai con un'altra funzione e nella casella a destra, come la magica macchina Transforma potrebbe risolvere questo problema."
"Nella casella a sinistra, descrivi qualcosa che stiamo facendo di sbagliato con i prodotti Omega e nella casella a destra, come la magica macchina Transforma potrebbe renderli migliore."
Come puoi vedere da questi esempi, è un formato semplice: a sinistra una breve descrizione di un problema e a destra una soluzione desiderata. Sentiti libero di rendere il compito più ampio che desideri o focalizzato su un argomento specifico, qualunque cosa funzioni meglio per la tua situazione. Per mantenere l’esercizio divertente e focalizzato su espressione di problemi e discomfort, senza trovare necessariamente soluzioni logiche, è una buona idea enfatizzare il potere “magico” della macchina. Infatti, il modo in cui inquadrate il compito influenzerà la raccolta di pensieri sugli aspetti più emotivi o più pratici; nel secondo esempio potresti specificare, “l'aspetto emotivo più negativo di WFH”.
Oppure puoi aggiungere "Regole Transforma" per guidare il modo in cui viene eseguito l'esercizio: nell'ultimo esempio, potresti decidere che la macchina Transforma non può modificare prezzi.
Dopo aver personalizzato il foglio di lavoro in base alle tue esigenze, sei pronto per la tua sessione. Organizza una videochiamata con non più di otto persone (per questioni di tempo). Se devi coinvolgere più persone, organizza più sessioni.
Inizia la videoconferenza spiegando l'esercizio e sottolineando il fatto che si tratta di un esercizio mentale ‘liberatorio’ e non un esercizio pratico per risolvere i problemi. Invia il foglio di lavoro Powerpoint a tutti i partecipanti (non farlo prima). Assicurati che i partecipanti abbiano capito cosa devono fare e poi dargli 10 minuti per completare, individualmente e contemporaneamente, almeno un foglio di lavoro (più di un foglio di lavoro è possibile e gradito).
Mantieni tutti quanto connessi (disattivando l’audio) mentre lavorano. Quando i 10 minuti sono trascorsi, dai a ciascun partecipante 5 minuti per presentare il proprio foglio di lavoro. Quando tutti hanno presentato il proprio lavoro, discutete delle somiglianze, delle differenze ed esplorate i problemi.
La durata di una sessione varia in base al numero di partecipanti: per sei persone occorrono 60 minuti (5 minuti di introduzione + 10 minuti di esercizio + 30 minuti di presentazioni individuali (5 minuti x 6 persone) + 15 minuti di discussione).
L'obiettivo della discussione di 15 minuti è di dare al gruppo il tempo di riflettere sulle cose che sono emerse dall'esercizio e di discutere se qualcosa merita ulteriore approfondimento. Se stai lavorando con un gruppo numeroso e quindi hai organizzato più sessioni puoi chiedere a ciascun partecipante di registrare una presentazione di 30 secondi del proprio foglio di lavoro e - una volta completate tutte le sessioni - pubblicare tutti i fogli di lavoro e filmati di 30 secondi in un apposito spazio condiviso.
Le interazioni umano-umano dal vivo non sono le stesse delle interazioni da umano-umano mediate digitalmente, naturalmente. In parte ciò è dovuto alla natura smaterializzata del mezzo e la mancanza di comunicazione fisica. In ambito professionale è anche dovuto al modo in cui utilizziamo il mezzo: programmato, irreggimentato, orchestrato e inospitale per interventi casuali. Efficienza e spontaneità non si mescolano bene. Un esercizio come questo è programmato e orchestrato, ma invita attivamente le espressioni casuali e possibilmente catartiche (non tutto deve avere una soluzione praticabile, a volte condividere un peso è già fonte di conforto). La spontaneità è importante per questi tipi di attività: il compito viene rivelato nella sessione non prima, l'esercizio viene eseguito individualmente e il tempo limitato limita il pensiero freddamente logico. La spontaneità non si concilia con la ripetizione, per questo motivo, non dovresti aspettarti che questo esercizio abbia lo stesso successo più volte con gli stessi partecipanti. Se desideri ripetere l'esperienza, avrai bisogno di un nuovo esercizio per ritrovare nei tuoi partecipanti la sorpresa e lo stimolo di una nuova sfida.
A volte queste sessioni sono come aprire una finestra in una stanza soffocante; l'atto di far circolare aria fresca è un risultato positivo e risolutivo. In altre occasioni, è più come scostare una tenda pesante ed esporre uno scenario che richiede una qualche misura di pensiero e azione. Entrambi sono preziosi.
